TÉRMINOS DE REFERENCIA DE LA consultoría para elaboración de manual de procesos y procedimientos DEL ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Y LOGÍSTICA DE SERVICIOS Y ASESORÍA PARA LA PAZ A.C.

 

ANTECEDENTES

 

Servicios y Asesoría para la Paz, A.C. (SERAPAZ) es una organización mexicana fundada en 1996 en apoyo a las labores de diálogo y mediación realizadas en el marco del levantamiento del Ejército Zapatista de Liberación Nacional (EZLN). Desde hace 28 años acompaña comunidades para promover la construcción de paz mediante estrategias de Transformación Positiva del Conflicto (TPC) para distender la violencia, impulsar el diálogo y emprender procesos de incidencia para transformar el conflicto; poniendo al centro a las y los actores afectados desde una perspectiva interseccional. 

 

Actualmente, Serapaz trabaja en tres líneas estratégicas: 

 

Línea de Defensa del Territorio y Libre Determinación que consiste en la búsqueda y reivindicación de la justicia social, y la dignidad de personas en situación de subalternidad, en particular acompañando  una multiplicidad de luchas y reivindicaciones de parte de pueblos indígenas y comunidades que luchan por la vida, defendiendo sus tierras, territorios y derechos colectivos de cara al auge de políticas extractivistas de despojo y expropiación territorial. Esta línea hace el reconocimiento pleno de la Libre Determinación y Autonomía de los Pueblos Indígenas y afromexicanos.

 

Línea Verdad, Justicia y Desaparición, brinda acompañamiento estratégico a colectivos de familiares de personas desaparecidas, en sus procesos de incidencia, construcción de demandas conjuntas, búsqueda de la verdad y exigencias de justicia. 

 

Línea sobre Condiciones Democráticas, busca incidir en el uso del espacio cívico, para defender los derechos fundamentales y generar condiciones y estructuras que permitan el avance en la transformación de los conflictos sociales y de las agendas de los actores que acompañamos. Esta incidencia se da en el marco de la protesta social y el derecho a defender derechos humanos de personas defensoras y actores sociales.

 

Además, se cuenta con una estrategia transversal de formación de capacidades para la transformación de conflictos que se concreta en las Escuelas de Paz, que son espacios educativos de aprendizaje, encuentro y fortalecimiento de los actores sociales y organizaciones civiles que permiten catalizar cambios en las comunidades a la vez que construyen redes y lazos colaborativos que más tarde se consolidan en articulaciones amplias y regionales. 

 

En relación a su vida interna, Serapaz tiene una estructura donde el órgano de gobernanza encabeza a la organización (Asamblea de socios), seguido de un Equipo de Conducción que dirige al equipo operativo (Dirección Ejecutiva, Subdirección de Acompañamiento a Procesos y Subdirección de Fortalecimiento Institucional). Cada Subdirección tiene a su cargo grupos de trabajo constituidos por coordinaciones, responsables, promotorías, oficiales y auxiliares, según sea la necesidad del área. Así, la Subdirección de Acompañamiento a Procesos cuenta con ocho áreas y la Subdirección de Fortalecimiento Institucional con cinco. 

 

Para el caso de la Subdirección de Fortalecimiento Institucional, las cinco áreas que la conforman: 

 

1. Administración y Logística
2. Contabilidad
3. Desarrollo Institucional
4. Movilización de Recursos
5. Planeación, Monitoreo y Evaluación.

 

Trabajan de manera conjunta en el desarrollo de cinco grandes procesos que a su vez tienen diferentes estrategias: 

 

• Administración y Contabilidad
• Logística
• Sistema Integral de Bienestar
• Planeación, Monitoreo y Evaluación
• Sostenibilidad financiera

 

El objeto de los presentes Términos de Referencia es establecer los lineamientos para el desarrollo de un Manual de Procesos y Procedimientos Administrativos que parta desde la actualización del Manual de Procedimientos de la Subdirección de Fortalecimiento Institucional existente (2020), en la parte específica de los procedimientos administrativos.

 

La subdirección trabaja con dos enfoques principales: la gestión basada en Resultados (GBR) y la Construcción de Paz, de tal suerte que éstos también serán considerados en la elaboración del Manual de Procesos Administrativos. 

 

OBJETIVOS DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 

 

Objetivo General. 

Contar con un Manual de Procesos y Procedimientos Administrativos para el área de Administración y Logística de la Subdirección de Fortalecimiento Institucional de Serapaz, actualizado al 2024 con enfoque GBR y de Construcción de Paz. 

Objetivos específicos.

• Mejorar la eficiencia y la eficacia de los procesos administrativos y logísticos de Serapaz. Al definir claramente los pasos a seguir y los responsables de cada uno,  con el fin de evitar la improvisación y asegurar que los procesos se lleven a cabo de forma consistente.
• Facilitar la formación y el desarrollo de las personas colaboradoras del área de Administración y Logística de Serapaz. El manual de procesos proporcionará una guía clara para que las personas de nuevo ingreso puedan contar con esta herramienta para aprender cómo realizar sus tareas de una manera más ágil.
• Reducir los errores, atrasos y los dobles trabajos, así como las ambigüedades en el desarrollo de las tareas administrativas y logísticas. Al definir claramente los requisitos y los procesos, se reducirá el riesgo de cometer errores que puedan dar lugar a atrasos y dobles trabajos.
• Mejorar la comunicación y la coordinación entre las áreas de Serapaz. El manual de procesos ayudará a que todos las áreas de la organización tengan una comprensión clara de cómo se realizan las tareas administrativas y logísticas, lo que generará certidumbre y confianza, abonando al trabajo y construcción colectiva.

 

JUSTIFICACIÓN

 

El Manual de Procesos y Procedimientos es una herramienta clave para la organización, en tanto describe de forma detallada los procesos y procedimientos que se llevan a cabo en el área de Administración y Logística de Serapaz y considera incluir información sobre los objetivos del proceso, los flujos de trabajo, los responsables de cada paso, los recursos necesarios y los documentos y productos que se generan.

Para Serapaz, es importante tomar como base el Manual de Procedimientos de la Subdirección de Fortalecimiento Institucional (2020), en el apartado correspondiente a los Procesos Administrativos y de Logística, para actualizar los procedimientos ahí descritos y avanzar a desarrollar los procesos administrativos y de logística y los correspondientes flujos de trabajo. 

 

Esto cobra relevancia para responder a los cambios que se han generado desde el 2020 a nivel estructura y lógicas de trabajo en la subdirección, además de que es necesario que se documenten los procesos existentes para preservar el conocimiento de la organización. 

 

Este trabajo será, además, una oportunidad para identificar las áreas de oportunidad y mejora de los procesos con los que trabajamos actualmente, promoviendo así la evolución e innovación dentro del área y la subdirección. 

 

Otro aspecto que se quiere reforzar, es la garantía  del cumplimiento de las normativas organizacionales, legales y fiscales pertinentes para la organización. 

 

CARACTERÍSTICAS Y ENFOQUES DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 

 

Para Serapaz, será importante que el Manual tenga las siguientes características:

 

1. Será construido con una metodología participativa e incluyente. 
2. Considerará los enfoques de GBR y Construcción de paz para su construcción. 
3. Tomará en cuenta el ahorro de tiempo en los flujos de trabajo y el abonar al control interno de la eficiencia y la eficacia. 
4. Compilará las políticas y criterios que reflejan la visión, los valores y la cultura de la organización, así como las necesidades, puntos de vista y compromisos de las personas colaboradoras.
5. Debe ser un documento vivo y flexible, en el que los procesos descritos más que restrictivos, tengan disposición a permitir la libertad de tomar decisiones para mejorarlos constantemente; de tal suerte que  contemple que los cambios y las modificaciones se darán con el paso del tiempo, por lo que debe marcar rutas para actualizaciones periódicas. 
6. Debe ser un documento de consulta ágil de leer, comprender y llevar a cabo, al tiempo que abonará a la toma de decisiones estratégicas, al monitoreo de los resultados y al seguimiento del desempeño de las personas colaboradoras de las áreas involucradas. 
7. Abonará a generar una conciencia laboral compartida y a que la comunicación y compartición de insumos, información, documentos y resultados no se distorcione y se conserve y sistematice de mejor manera. 

 

ETAPAS DE ELABORACIÓN

 

1. Revisión de la documentación existente. En primer lugar, es importante revisar toda la documentación existente sobre los procesos y procedimientos que se van a documentar. 
2. Delimitación de los procesos y procedimientos a documentar. Es necesario delimitar y acordar los procesos y procedimientos que se van a tomar en cuenta en el Manual de Procesos y Procedimientos, teniendo en cuenta los siguientes factores de cada proceso o procedimiento: 

• La importancia 
• La complejidad 
• El riesgo de error o fallo.

1. Recolección de información. Una vez identificados los procesos y procedimientos a documentar, se recopilará información sobre los mismos. Esta información puede obtenerse de las siguientes fuentes: 

• Entrevistas con los responsables de los procesos y procedimientos. 
• Observación de los procesos y procedimientos en funcionamiento. 
• Revisión de la documentación existente.

1. Elaboración del manual. Con la información recopilada, se procederá a la elaboración del Manual de Procesos y Procedimientos. El manual debe incluir los siguientes elementos: 

• Una introducción que describa el propósito y objetivo del manual, los enfoques que lo transversalizan, así como su ámbito de aplicación. 
• El marco normativo. En donde será  importante mencionar cuáles son las normas de Serapaz, establecidas con base en nuestros valores, la misión y visión. 
• Revisiones y responsables de las revisiones. 
• Descripción de cada proceso y procedimiento. 
• Los pasos a seguir en cada proceso y procedimiento. Los flujos de trabajo.
• Los responsables y las personas involucradas en cada proceso. 
• Los recursos necesarios para llevar a cabo los procedimientos y procesos.  
• Los documentos, productos y resultados que se generan.
• Glosario de Términos. 

• Anexos 

1. Revisión y aprobación del manual. Una vez elaborado el manual, se retroalimentará por  parte de las personas responsables de los procesos y procedimientos de la subdirección de Fortalecimiento Institucional, para su posterior aprobación y definición final. 

 

FECHAS Y DURACIÓN DE LA CONSULTORÍA

 

La recepción de propuestas para esta consultoría será del 12 de julio al 2 de agosto del 2024. La definición de la propuesta aceptada se dará a conocer el 20 de agosto del 2024, previo proceso de entrevistas. Envíos a karen.gonzalez@serapaz.org.mx y a isabel.silva@serapaz.org.mx

 

La Coordinación de Administración y Logística y la Subdirección de Fortalecimiento Institucional, generarán y darán seguimiento a la agenda para la realización del Manual. 

 

El Manual de Procesos y Procedimientos deberá estar terminado a más tardar a finales de octubre del 2024.